山西企業合同管理軟件的作用及必要性和存在的問題

合同是企業在經營過程中與平等主體的法人、自然人和其他經濟組織簽訂的書面合同和協議，明確雙方的民事權利和義務，是經濟經營的重要載體。
合同在企業經濟運行中起著重要作用，體現在：
一是企業與各類外部主體之間的橋梁和紐帶；
二是明確企業與外部主體權利義務關系的重要法律依據；
三是企業保證原材料和服務采購、產品和服務銷售的重要途徑；
第四，經濟合同是保證財務數據真實性的重要基礎；
五是企業內部控制的重要組成部分，是風險控制的重要工具和管理措施。

因此，加強經濟合同內部控制管理是地方政府和上級有關合同法規的要求；近年來，和地方檢查組在企業檢查過程中涉及的許多經濟事項都與合同管理的需要有關；在年度報告審計和內部控制專項審計過程中，重點關注經濟合同的全過程管理過程。

因此，企業加強合同內部控制管理非常重要。那么企業合同管理存在哪些問題呢？
(一)簽訂合同前的審計論證問題
1．簽訂合同前，審計論證不足。特別是重組、合并、重要合作等重大復雜事項，未經充分可行性論證、財務計算、咨詢，簽訂合同，存在內部控制風險，可能造成重大損失。
2．一是企業本身沒有統一的集中合同管理，下屬非法人部門或機構單獨簽訂合同，造成混亂；二是對對方主體的審計不嚴格，特別是對對方單位的資質、信用和能力沒有背景審計。
(二)合同審核會簽過程中的問題
1．簽訂合同的人員沒有法律效力。未經授權的非法定代表人簽訂合同；或者有授權，但有授權不規范的問題，如口頭授權、無正式授權審批、授權審批事項不明確、期限模糊、范圍不明等。
2．合同未經審查簽署過程。未簽署或者雖然合同審計簽署，但審計不嚴格，相關部門責任不明確，審計要點不明確，經過；合同參與者不勤勉、守法，不充分保護企業合法權益，利用合同謀取私利；沒有律師或法律專業人員審計，或者另一個極端，只要律師或法律專業人員審計認為沒有問題，都通過了。
3．合同管理的內容范圍不完整。合同中的關鍵要素不完整，如合同日期簽訂問題、合同空白未劃分或填寫、合同權利義務關系不明確、無相關糾紛和保密條款、關鍵事項協議不明確、是否不轉讓或分包等事項。
4．合同簽訂審計效率低。一是流程不科學，審批周期長，影響業務正常進行。二是企業合同種類繁多，合同條款包括內容差異較大，主要類別合同格式和內容不統一，審計難度大，導致審計周期長，效率低。
（3）合同執行中的問題
主要包括：無相關合同臺賬，無合同執行管理制度，無法反映合同整體和執行情況，無人監督合同過期或長期不履行合同；各部門未按時動態管理合同，合同執行管理監控不到位，責任人不明確；對涉及爭議和訴訟的合同反應不及時，造成被動。
（四）合同管理問題
1．合同印章使用和管理中存在的問題
一是印章不匹配，合同章與公章等印章混用；
二是蓋章依據不全，未按審核完成的會簽單蓋章，檢查不嚴格，未按要求蓋章；
三是印章保管不符合要求。
2．合同后續管理不到位
包括未評估合同執行情況，特別是續簽合同，簡單續簽無詳細評估事項；在合同歸檔管理方面，存在未按時、未按格式、未按規定歸檔等現象。